Pianificare un progetto di digitalizzazione

Cos’è un progetto di digitalizzazione?

Si definisce progetto di digitalizzazione l’insieme di attività finalizzate a convertire risorse da un formato analogico (o da un formato digitale obsoleto) a un formato digitale conforme a standard internazionali. Si tratta di un’iniziativa temporanea e orientata a un obiettivo specifico, guidata da un’esigenza istituzionale, come ad esempio la valorizzazione del patrimonio, la conservazione a lungo termine o l’implementazione di servizi di ricerca online.

Ogni progetto si inserisce in una più ampia cornice strategica dell’ente e richiede una pianificazione rigorosa basata su quattro pilastri fondamentali: risorse umane, qualità dei risultati, tempistiche e budget (risorse finanziarie).

Per realizzare un progetto di digitalizzazione, un’istituzione ha bisogno di:

  • una struttura organizzativa per la gestione (personale interno o esterno)
  • hardware e software
  • tempo da dedicare
  • una certa quantità di risorse finanziarie.

Quali obiettivi istituzionali possono essere migliorati attraverso la digitalizzazione?

  • Conservazione dei materiali originali (meno usura)
  • Accrescimento dell’utenza
  • Supporto alla funzione educativa dell’istituzione
  • Maggiori opportunità di di pubbliche relazioni 
  • Flusso di lavoro interno più efficiente
  • Possibilità di generare entrare (attraverso profitti commerciali ma anche attraverso donazioni)

Perché digitalizzare?

  • Per conservare le collezioni per le generazioni future
  • Per limitare l’accesso al patrimonio originale fragile o raro
  • Per valorizzare le collezioni delle istituzioni culturali
  • Per eliminare lavoro ridondante su set di dati ridondanti (fotografie, diapositive, microfilm ecc.)
  • Per creare collezioni virtuali integrando materiali diffusi in luoghi diversi
  • Per fornire un migliore accesso rendendo le informazioni e le risorse più prontamente disponibili (tramite un catalogo online, mostre digitali, materiale didattico, app, ecc., favorendone al contempo il riuso
  • Per promuovere sinergie tra diverse istituzioni culturali

Che tipo di materiali devi digitalizzare?

  • Materiale librario
  • Riviste
  • Fotografie
  • Microfilm
  • Registrazioni sonore
  • Collezioni speciali
  • Filmati
  • Monumenti
  • Aree archeologiche
  • Altro

Che tipo di progetto vuoi attivare?

  • Digitalizzazione 2D
  • Digitalizzazione 2D con OCR
  • Digitalizzazione di risorse audio
  • Digitalizzazione di risorse video
  • Digitalizzazione 3D di risorse 2D
  • DIgitalizzazione 3D di architetture e monumenti

Come intendi finanziare il tuo progetto?

  • Fondi dell’ente
  • Fondi pubblici (statali, regionali, locali)
  • Fondi europei
  • Sponsorizzazioni
  • Campagne di crowdfunding

Fattori da considerare

Ogni progetto è unico, i costi variano a seconda:

  • dell’obiettivo che si intende raggiungere
  • dei materiali che si vogliono digitalizzare
  • dei costi per il personale e per le attrezzature
  • delle caratteristiche delle banche dati
  • delle questioni legali
  • della manutenzione e sostenibilità

Per un progetto di successo, i fattori cruciali sono: 

  • la qualità della scansione
  • la qualità dei metadati
  • l’utilizzo di standard
  • la gestione dei diritti
  • la politica d’interoperabilità

Prima di intraprendere un progetto di digitalizzazione, rifletti su:

  • Qual è il pubblico a cui il progetto intende rivolgersi?
  • La tua istituzione ha una strategia digitale?
  • Come intende valorizzare le collezioni digitali?