Pianificare un progetto di digitalizzazione
Cos’è un progetto di digitalizzazione?
Un progetto che prevede la migrazione di oggetti da un formato analogico a un formato digitale. È un’azione temporanea e ripetibile. È guidato da un’esigenza istituzionale (ad esempio, la necessità di creare un catalogo online per supportare i servizi di ricerca). Si svolge nel contesto strategico di un’organizzazione per raggiungere un obiettivo specifico. I parametri di cui tener conto sono quattro: personale, qualità, tempo, risorse finanziarie.
Per realizzare un progetto di digitalizzazione, un’istituzione ha bisogno di:
- una struttura organizzativa per la gestione (personale interno o esterno)
- hardware e software
- tempo da dedicare
- una certa quantità di risorse finanziarie.
Quali obiettivi istituzionali possono essere migliorati attraverso la digitalizzazione?
- Conservazione dei materiali originali (meno usura)
- Accrescimento dell’utenza
- Supporto alla funzione educativa dell’istituzione
- Maggiori opportunità di di pubbliche relazioni
- Flusso di lavoro interno più efficiente
- Possibilità di generare entrare (attraverso profitti commerciali ma anche attraverso donazioni)
Perché digitalizzare?
- Per conservare le collezioni per le generazioni future
- Per limitare l’accesso al patrimonio originale fragile o raro
- Per valorizzare le collezioni delle istituzioni culturali
- Per eliminare lavoro ridondante su set di dati ridondanti (fotografie, diapositive, microfilm ecc.)
- Per creare collezioni virtuali integrando materiali diffusi in luoghi diversi
- Per fornire un migliore accesso rendendo le informazioni e le risorse più prontamente disponibili (tramite un catalogo online, mostre digitali, materiale didattico, app, ecc., favorendone al contempo il riuso
- Per promuovere sinergie tra diverse istituzioni culturali
Che tipo di materiali devi digitalizzare?
- Materiale librario
- Riviste
- Fotografie
- Microfilm
- Registrazioni sonore
- Collezioni speciali
- Filmati
- Monumenti
- Aree archeologiche
- Altro
Che tipo di progetto vuoi attivare?
- Digitalizzazione 2D
- Digitalizzazione 2D con OCR
- Digitalizzazione di risorse audio
- Digitalizzazione di risorse video
- Digitalizzazione 3D di risorse 2D
- DIgitalizzazione 3D di architetture e monumenti
Come intendi finanziare il tuo progetto?
- Fondi dell’ente
- Fondi pubblici (statali, regionali, locali)
- Fondi europei
- Sponsorizzazioni
- Campagne di crowdfunding
Fattori da considerare
Ogni progetto è unico, i costi variano a seconda:
- dell’obiettivo che si intende raggiungere
- dei materiali che si vogliono digitalizzare
- dei costi per il personale e per le attrezzature
- delle caratteristiche delle banche dati
- delle questioni legali
- della manutenzione e sostenibilità
Per un progetto di successo, i fattori cruciali sono:
- la qualità della scansione
- la qualità dei metadati
- l’utilizzo di standard
- la gestione dei diritti
- la politica d’interoperabilità
Prima di intraprendere un progetto di digitalizzazione, rifletti su:
- Qual è il pubblico a cui il progetto intende rivolgersi?
- La tua istituzione ha una strategia digitale?
- Come intende valorizzare le collezioni digitali?